【AstraZeneca】【R&D】Personal Assistant/Function Admin, Business Planning & Operations, Enablement Division

Job Description

R&D Japan Late Oncology TA（22名）とBioPharma TA（19名）の各部門長の秘書業務と部門のアドミ業務を担当していただきます。
・部門長のスケジュール調整、会議設定、出張手配、経費精算
・Outlookを使用した会議設定（参加者、会議室、文書リンクやMS Teamsリンク添付）
・会議やイベントのコーディネイト（部門会議などオフサイト、企画運営、会食手配）
・弊社システムを用いた購買発注
・弊社システムを用いた経費精算
・SharePoint onlineを用いた文書管理
・医療従事者とのコレスポンデンス
・業界活動コレスポンデンス（EFPIA事務局）
・部内からの各種依頼への対応とサポート
・部門への中途採用者の対応
・Global Visitorの対応（交通宿泊手配、Dietary対応、長期滞在の場合もあり）
・部門の運営に必要な管理業務

以下はBPOの東京メンバーとの協業
・Town Hallのような大きなイベント時のサポート（飲食手配、会場誘導、マイクラン、会場撮影）
・社内便の配布
・東京オフィス環境整備

・部門への中途採用者の対応

経験 Experience

<必須 Mandatory>

①秘書業務、部門アドミ（100人以上の規模の部署での勤務経験、3年以上）
②製薬業界での勤務経験
②多部署との調整や業務サポートの経験

<歓迎 Nice to have>

事務職（総務・人事）

資格 License

<歓迎 Nice to have>

秘書検定、TOEIC900

能力 Skill-set

<必須 Mandatory>

機密事項を扱うこともあるため、高い信頼性と倫理観
優れた時間管理能力と細部への注意力
高度なコミュニケーション能力と対人スキル
ITスキル：会議設定、Excel, Word, Power Point, Sharepoint online(ページの更新、アクセス権管理、アクセスグループ整理）

<歓迎 Nice to have>

ITスキル：PowerAutomate

語学 Languages

<必須 Mandatory>

日本語 Japanese：日本語での読み書き、会話が支障ないこと

英語 English：TOIEC 800以上、もしくは同等の読み書きおよび日常会話ができる程度

その他 Others

軽食や飲料水の箱などやや重いものを運ぶこともあります。
東京/大阪間の出張やオフサイト開催地への出張がある可能性があります。