SC Meeting & Events Coordinator

Actuar como un consultor y socio estratégico para el desarrollo, planificación y ejecución de experiencias en reuniones internas y externas trabajando en colaboración con el propietario de la reunión de negocios y socios externos para todos los aspectos de una reunión, incluyendo aspectos como recomendaciones de sitios, negociaciones de contratos, presupuestos, catering, producción audiovisual, desarrollo de agenda de eventos, soporte a asistentes, viajes, cumplimiento y facturación y conciliación del programa final. 

SC meeting and events coordinator tendrá a su cargo comprender  las prioridades comerciales y culturales de AstraZeneca, contemplando regulaciones, políticas y requisitos de informes para fomentar que se respeten en cada instancia de la organización de eventos.

Principales Responsabilidades:

1.Coordinar las de actividades claves en la planificación estratégica de eventos definidos como de alta complejidad o de riesgo, brindando asesoramiento para la correcta ejecución de procedimientos y logística establecidos en el proceso.
2.Ser socio estratégico para el desarrollo en la planificación y ejecución de las reuniones de alta complejidad o de riesgo, trabajando en colaboración con el líder de la reunión de negocios y socios externos para todos los aspectos de una reunión, entre ellos recomendaciones de sitios, negociaciones de contratos, presupuestos, catering, producción audiovisual, desarrollo de agenda de eventos, seguimiento de asistentes, viajes, facturación y conciliación del programa final.
3.Buscar la excelencia en la ejecución, así como servicio, calidad y propuesta económica brindando un servicio efectivo, competitivo y en apego a los objetivos de AstraZeneca.
4.Desarrollar la planeación de los eventos e ingresar la información pertinente en los sistemas informáticos dispuestos en el clúster Cono Sur, garantizando la notificación oportuna al iniciar la planificación del proyecto y el cumplimiento de los plazos y acciones dispuestas durante las diferentes fases del proyecto
5.Proporcionar una sólida coordinación de proyectos y de los responsables de eventos de cada área terapéutica, evidenciando la capacidad de comunicarse y colaborar eficazmente en todos los niveles de la organización.
6.Coordinar los recursos dispuestos para la planeación, ejecución y cierre de los eventos garantizando una adecuada utilización de los recursos financieros y desarrollo logístico para garantizar el éxito de los eventos. 
7.Asegurar la transparencia y  disponibilidad de información sobre la gestión de eventos en cualquier momento de la ejecución de los proyectos, esto a través de la entrega mensual de reportes a su jefe inmediato y a demás áreas de la compañía de manera trimestral. 
8.Identificar puntos críticos y plantear oportunidades de mejora en las instancias de la planificación y ejecución de eventos con el fin de optimizar tiempos y costos en consideración de las necesidades, políticas y leyes comerciales del contexto. 
9.Velar por el cumplimiento de los lineamientos definidos en el SOP de reuniones y reforzar su importancia durante la gestión de los proyectos ejecutados con clientes internos y por parte de los proveedores que brindan servicio a la AstraZeneca.
10.Seguimiento de KPIs que se establezcan para el cumplimiento y excelencia en la gestión integral de eventos, entre ellos el nivel de servicio medido con encuestas realizadas a asistentes de eventos. 
12.Hacer seguimiento presupuestal y detectar desvíos presupuestarios. 
13.Garantizar la oportuna y correcta entrega de documentación previa y posterior al evento. 
14.Cumplir con las instancias de control y reporte establecidas con sus superiores: 90% porcentaje de cumplimiento por Quarter

Requisitos:

1.Titulo de Licenciatura o estudios de pregrado culminados en ciencias de la salud o campos relacionados

2.Contar con más de tres años de experiencia en la coordinación de eventos médicos y gestión de proyectos afines en el sector farmacéutico. 
3.Capacidad para la gestión de stakeholders y proveedores. 
4.Capacidad para gestionar información en bases de datos a través de software como Microsoft  Excel.    
5.Habilidades para la gestión y monitoreo de presupuestos

6.Nivel de Inglés intermedio (excluyente)