Personal Assistant / Secretary (CDMX)

Asistente de Dirección Comercial / Acceso / Government Affairs (CDMX)

Responsabilidades:

• Prepara documentos y materiales de presentación; responde a la correspondencia, consultas y llamadas entrantes; realiza borradores de cartas y comunicados oficiales; organiza y asiste a reuniones; toma y distribuye las actas. Capaz de expresarse en su propio idioma y en inglés.
• Gestiona las citas y programas de los ejecutivos y realiza los preparativos de los viajes para hacer un uso adecuado del tiempo
• Recopila, compila, verifica y analiza la información que utilizarán los ejecutivos en documentos como memorandos, cartas, informes, discursos, presentaciones y comunicados
• Coordina reuniones / conferencias internas y externas y supervisa todos los detalles, como la planificación de las horas de las reuniones, los preparativos de los viajes de los asistentes y la disponibilidad de distintos materiales y actividades relacionados con las reuniones
• Facilita la comunicación entre ejecutivos y otros ejecutivos, managers y empleados así como con terceros como medios, clientes y el público
• Accede a las cuentas de correo electrónico de los ejecutivos para planificar sus citas y responder o redirigir las consultas rutinarias de orígenes internos o externos
• Proporciona soporte administrativo especializado basado en proyectos si es necesario
• Maneja información confidencial y mantiene la seguridad de los registros y archivos de los ejecutivos
• Mantiene los registros administrativos y contables de los ejecutivos; supervisa, revisa y aprueba gastos estándar para garantizar la realización de las actividades de la oficina según los presupuestos establecidos
• Realiza otras tareas administrativas necesarias de manera individual para las que se requiere organización y discreción
• Planea, organiza y programa su propia carga de trabajo para que todas las actividades se realicen de forma eficaz y a tiempo
• Puede supervisar a empleados con menos antigüedad del departamento de ayudantes personales y secretarios

Requerimientos Mandatorios:

• Experiencia previa como PA
• Capacidad para seguir procesos
• Buenas habilidades comunicativas
• Amplia experiencia en tareas administrativas, de secretaria o similares
• Conocimiento general de las políticas y procedimientos de la empresa
• Capacidad para gestionar múltiples proyectos, tareas y asignaciones simultáneamente y de manera eficaz
• Habilidad y conocimientos demostrables en aplicaciones informáticas
• Perfil de atención al cliente interno y externo